Общее положение юридическом отделе 01.07.2018 – Категория: Автомобильное право

Опись документов в архив

Помещено в тему: Описи дел

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее  названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).
 

 
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:

  • делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
  • указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
  • проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
  • должен утвердить начальник отдела.

Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:


К записи 188 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/opis/opis-dokumentov-v-arhiv.html

Ваш комментарий